Скільки б ні вийшло за останні століття книг, журналів, газет, відеозаписів, звукозаписів, електронних ресурсів – скільки б їх ні виходило щорічно, читачеві в даний момент потрібно знайти один або кілька документів. Кожне видання чимось відрізняється від інших, хоча б роком публікації. Щоб знайти визначений документ в бібліотеках, книгарнях, варто знати його відмітні ознаки.
Індивідуальне “обличчя” документу, видання відображено в бібліографічному записі.
Сукупність ознак, що характеризують індивідуальне обличчя документу, утворює бібліографічний запис. Основу бібліографічного запису складає набір головних зведень – про авторів (якщо вони зазначені), заголовок, загальне обозначення матеріалу, підзаголовні дані, вихідні дані (місце видання, видавництво, дата), кількісну характеристику (обсяг у кількості сторінок, аркушів, стовпців) та ін.
Зведення, що входять у бібліографічний опис як мінімум, необхідні для характеристики документу і для його відмінності від інших аналогічних видань, одержали назву – елементи опису.
Для зручності використання елементи опису розташовуються завжди в строго визначеній послідовності.
Розглянемо ці елементи, визначимо значення кожного з них і установимо, якою мірою той або інший елемент опису сприяє характеристики видання.
Першим і дуже важливим елементом є заголовок опису – прізвище й ініціали автора (авторів). Стосовно деяких офіційних матеріалів як заголовок служить найменування установи або організації (колективний автор). В описі прізвище автора подається в називному відмінку і спочатку вказується прізвище, далі (,) кома, а потім ініціали.
Другим елементом бібліографічного опису є назва. У бібліографічному описі назва відтворюється по титульній сторінці книги або по заголовку в журналі, збірнику, газеті, етикетки.
Назва указується в описі в тім виді, як він приведений у документі. Зміни, скорочення або перестановки його окремих слів, як правило, не допускаються, тому що можуть утруднити ідентифікацію документу. Загальне обозначення матеріалу – определяє клас матеріалу, к якому принадлежит объект описання.
Терміни для загального обозначення матеріалу:
відеозапис (videorecording)
- звукозапис (sound recording)
- ізоматеріал (graphic)
- карти (cartographic material)
- комплект (kit)
- кінофільм (motion picture)
- мікроформа (microform)
- мультимедиа ноти (music)
- предмет (object)
- рукопис (manuscript)
- текст (text)
- шрифт Брайля (braille)
- електронний ресурс (electronic resource)
З перерахованих вище термінів вибирають один. Перевагу віддають позначенню фізичної форми, у якій представлений матеріал.
Зовсім очевидно, що для більш повної й точної характеристики видання вказівки прізвища його автора й заголовка недостатньо. Тому після загальне обозначення матеріалу потрібно вказати деякі додаткові зведення.
Підзаголовні дані представляють собою зведення, що уточнюють і доповнюють заголовок, розкривають зміст твору. Вони розміщаються в книзі, як правило, після її заголовка. Підзаголовки можуть не тільки пояснювати заголовка, але і розкривати жанр твору (роман, поема, нарис), вид видання (збірник статей, хрестоматія), особливості твору друку або видання (із якої мови і ким виконаний переклад, хто написав передмову, яка читацька адреса видання і т.д.). Якщо в книзі є підзаголовочні данні, то після заголовку книги пишуть двокрапку (:) та вказують підзаголовочні данні. Якщо їх немає ставлять крапку та тире й переходять к відомостям про відповідальність.
Відомості про відповідальність містять інформацію про осіб і організації, що участвовали у створенні інтелектуального, художнього або іншого змісту добутку, що є об''єктом опису. Відомості про відповідальність записують у тій формі, у якій вони зазначені в запропонованому джерелі інформації. Першим зведений про відповідальність передує знак коса риса; наступні групи відомостей відокремлюють друг від друга крапкою з коми. Якщо в запропонованому джерелі інформації втримуються дані про один, двох або трьох особах і (або) організаціях, що виконують ту саму функцію або, що мають ту саму ступінь відповідальності, то дані про них обов''язково приводять у відомостях про відповідальність, незалежно від того, приводилися вони в заголовку запису чи ні. Після вказівки відомості про відповідальність ставлять крапку та тире й переходять к вихідним данним.
Читачам, крім заголовка твору, його цільової назви, прізвищ осіб, що приймали участь у підготовці видання, і інших зведень, що поміщаються в підзаголовних даних, важливо знати, у якому році цікавляча їх, книга вийшла друком, у якому видавництві, у якому місті.
Ця група зведень, що характеризують твори друку з видавничої сторони, становить наступний елемент опису – вихідні дані. Вихідні дані в описі приводяться завжди в строго встановленій послідовності, незалежно від того, як вони зазначені в книзі: місце видання, найменування видавництва, рік видання.
При виборі книг не можна не враховувати місце видання. Указівка міста, у якому надруковане видання, також якоюсь мірою характеризує його. Назва міста, завжди підказує тому хто вміє читати бібліографічні записи, що перед ним опис книги (при описі статей місце видання журналу або газети, звичайно, опускається). Якщо одночасно в різних містах виходять книги під однаковим заголовком, то тільки по місцю видання ми зможемо їх розрізнити. Місце видання – місто, де видане книга, записується, як правило, цілком: Одеса, Львів, Донецьк, Новосибірськ. Скорочення, прийняті для Москви й Ленінграда (М., Л., М. – Л.), Києва й Харкова (К., Х.). Після вказівки на місце видання ставлять двокрапку (:) і далі пишуть у називному відмінку найменування видавництва, причому слова “видавництво” і т.п. опускають. Назва видавництва може бути приведене без лапок. Указівка в описі назви видавництва дозволяє до деякої міри судити про профіль, тематику книг, що випускаються, їх цільове призначення. Назва видавництва дуже багато говорить книгознавцеві, бібліографові, книголюбові, фахівцеві. Книги зараз видають більш 200 центральних і місцевих видавництв і в кожного з них свій профіль. Слідом за найменуванням видавництва ставлять кому і вказують рік видання. Запис року видання роблять в описі завжди арабськими цифрами без додавання слів “рік” (р.). Рік видання книги може цікавити читача по різних причинах. Із декількох видань книг зі швидко застаріваючими матеріалами з питань економіки, політики, передового досвіду в техніці або сільському господарстві він може віддати перевагу останньому; для порівняння статистичних даних йому, навпаки, можуть знадобитися як більш нові, так і старі видання, а іноді книга, випущена у визначеному році потрібна тому, що в ній є ілюстрації, спеціальні таблиці й інші матеріали. Після вказівки ріка видання книги ставлять крапку та тире й переходять к кількісній характеристики.
Кількісна характеристика дає можливість читачеві судити про обсяг книги, про кількість сторінок і про наявність ілюстрацій. При записі цих зведень в описі допускаються скорочення окремих слів. Кількісна характеристика дає можливість судити про те, наскільки повно освітлене у книзі цікавляче читача питання, а зведення про наявність ілюстрацій, допомагають розібратися в змісті книги, сприйняти її з найбільшою емоційною повнотою, іноді мають і вирішальне значення при виборі того або іншого видання. Кількісна характеристика книг записується за єдиною формою: 100 с., 200 л., 1010 стб. Якщо ж “с” розташована перед цифрами – С. 225, С. 101 – 110, то це означає: сторінка 225-я, сторінки від 101 до 110.
Ставиться крапка й тирі (-) і указується стандартний номер (ISSN).
Заголовок. Назва книги. Ізагальнє позначення материалуІ: Підзаголовні дані / Відомості про відповідальність.- Вихідні дані: (місто: видавництво, рік видання).– Кількісна характеристика.- Надзаголовні дані.- Стандартний номер.- Примітки.

1. Михайло Бєльський [Текст] : альбом./ уклад. Ревенко А.С. - К.: Мистецтво, 1977. - 30с. : іл.
2. Беликов, П. Рерих [Текст] / Беликов П., Князева В.- М.: Молодая гвардия, 1973 .- 256с. : илл.- (Жизнь замечательных людей).
3. Катерина Білокур [Текст] : фотокнига /уклад.: Н. Розсошинська, О. Федорук.- К.: Спалах, 2001.- 128с. : іл.- ISBN 966-512-066-2
4. Бочаров, И. Кипренский [Текст] / Бочаров И., Глушакова Ю. − М.: Молодая гвардия, 1990. − 365с. : илл. − (Жизнь замечательных людей) −ISBN 5-235-01383-2
5. Васютинская, Е.В. Игорь Попов [Текст] : альбом / Васютинская, Е.В. −. М.: Советский художник, 1976. − 30с. : илл.
6. Дурылин, С. Нестеров в жизни и творчестве [Текст] / Дурылин С..- М.: Молодая гвардия, 1976.- 464с. : илл.-(Жизнь замечательных людей).
7. Живопись [Текст] : Государственная Третьяковская галерея / сост. Петюшенко В.М.- М.: Советский художник, 1981.- 140с.: илл.
8. Касіян, В. Автопортрет [Текст] : літ.-мистец. вид. / упоряд. Гояна Я.П. .- К.: Веселка, 2004.- 671с. : іл..- (Бібліотека Шевченківського комітету) .-ISBN 966-01-0320-4 (серія)
9. Киевский Государственный музей русского искусства [Текст] : путеводитель / сост. Пелькина Л. .- К.: Мистецтво, 1955.- 134с.
10. Книга в русской и советской живописи [Текст] / Бабурина Н.И., Каневский Б.П., Турчин В.С. – М.: Книга, 1989.- 144с. : илл.
11. Натюрморт советский художников [Текст] .- М.: Советский художник, 1972 .- 32с.
12. Осокин, В. Виктор Васнецов [Текст] / Осокин В. .- К.: Радянська школа, 1989.- 160с.-ISBN 5-330-00828-Х
13. Перрюшо, А. Жизнь Ренуара [Текст] / Перрюшо А. .- К.: Мистецтво, 1991.- 314с. : илл..-ISBN 5-7715-0455-6
14. Рафаель [Текст] : альбом / авт.-упоряд. Білецький П.О.- К.: Мистецтво, 1990.- 111с. : іл..- ISBN 5-7715-0362-2
15. И. Репин [Текст] : из собрания Государственной Третьяковской галереи. Живопись / авт.-сост. Чурак Г.С..- М.: Изобразительное искусство, 1987.-48с.
16. Ротенберг, Е.И. Западно-европейская живопись 17 века [Текст] : тематические принципы / Ротенберг Е.И. .- М.: Искусство, 1989.- 288с.- ISBN 5-210-00048-6
17. Петер Пауль Рубенс [Текст] : письма, документы, суждения современников / сост. Егорова К.С. – М.: Искусство, 1977.- 480с.
18. Сальвадор Дали [Текст] : альбом / авт-сост. Завадская Е.В. .- М.: Изобразительное искусство,1992.- 64с. : илл. .- (Зарубежніе художники 20 века)
19. Туберовская, О. В гостях у картин [Текст] / Туберовская О. .- Л.: Детская литература, 1973.- 160с. : илл.
20. Українське радянське образотворче мистецтво та архітектура [Текст] : альбом / Белічко Ю., Кілессо С.- К.: Мистецтво,1987.- 343с.
21. Павел Андреевич Федотов [Текст] / сост. Власова Р.И.- Л.: Изогиз, 1961.- 60 с.
22. Фенина, С. Беседы о русских художниках [Текст] / Фенина С.- М.: Русский язык, 1990.- 216с.- ISBN 5-200-00826-3
23. Харківський художній музей [Текст] / упоряд.: Безхутрий М.М., Роботягов М.П.- К.: Мистецтво, 1971.- 150с. : іл.
24. Чуковский, К. Илья Репин [Текст] / Чуковский К.- М.: Искусство,1969.- 209с. : илл. .- (Жизнь в искусстве).

При описі складової частини документа (статті або іншого твору в газеті, журналі, зібранні творів, у будь-якому збірнику) після умовного розділеного знака // приводяться зведення про документ: його заголовок, рік видання, номер журналу або дата виходу газети, перша й остання сторінки публікації. Кожний елемент опису потрібно відокремити крапкою і тире. Такий опис на частину видання або частину твору зветься аналітичним.
Бібліографічний опис як паспорт засвідчує “особистість” книги. Інші частини бібліографічного запису – примітки, анотації або реферат – доповнюють цей паспорт характеристикою змісту книги, оцінкою, “особливими прикметами”. Їх включають у записи в бібліографічних покажчиках, у каталогах бібліотек, тематичних планах видавництв і т. д. для того, щоб дати читачам більше зведень про твори друку.
Знання правил бібліографічного опису документа допомагає: – читати бібліографічні записи, тобто визначати по них потрібні книги; – замовляти книги в бібліотеках і книгарнях; – самостійно описувати документи і на цій основі складати для себе списки літератури й особисті картотеки; – вести самостійно бібліографічний пошук.
Література:
1. Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание.».