Давні традиції в обслуговуванні користувачів вимагають максимально якісного задоволення їхніх запитів всіма доступними формами подачі інформації. Направляючи свою діяльність на оперативне і якісне надання інформації, бібліотеки, поряд із традиційними реалізує нові можливості інформаційного обслуговування користувачів.
Це, насамперед, активізація бібліотеки як інформаційного центра, наявність електронного каталогу й електронних баз даних, зміна інформаційних потреб користувачів.
Активно впроваджуючи автоматизацію у виробничі процеси обслуговування, бібліотека чітко визначила її головну мету: підвищення якості й комфортності обслуговування користувачів, створення оптимальних умов роботи бібліотекарів й як наслідок цього – поліпшення організації роботи самої бібліотеки. Слід зазначити, що технологія обслуговування користувачів являє собою складний розгалужений процес, основними елементами якого є "вимогі" й "документ". Головні складові його – реєстрація замовлення, оцінки про різні стадії його проходження: пошук, доробка, перенапрямок, і в підсумку – одержання документа.
У результаті єдина технологічна схема обслуговування користувачів представляється наступної:автоматизована реєстрація й перереєстрація користувачів; відстеження всіх операцій по прийому й виконанню замовлень, а також статусу й місцезнаходженню документа, його продовженню, обміну й поверненню.
Технологія автоматизованого замовлення й видачі документів передбачає безпосередній взаємозв'язок із БД "Читачі", що накопичує інформацію про склад користувачів за фахом, освітньому рівню, місцю роботи або навчання. На підставі уведеної інформації система визначає й контролює кількість видаваних користувачеві документів і встановлює строки користування ними. У підсумку обслуговування користувачів у зв'язку із введенням автоматизованої підсистеми складається з наступних основних циклів: формування даних про користувача: уведення даних у машину, автоматична перевірка наявності відомостей про нього, блокування даних користувача у зв'язку із втратою їм квитка, видача дубліката, пошук даних на прізвище, номеру або штрих-коду квитка, коректування й блокування даних, перереєстрація, а також безпосереднє оформлення квитка користувача, постаченого унікальним штрих-кодом;
- формування замовлення документів;
- автоматичне сортування вимог;
- прийом (роздруківка вимог в ОКХ) і порядок роботи з ними;
- передача документів у читальні зали;
- прийом документів у читальних залах;
- довідкове обслуговування користувачів у залах;
- дострокова й регламентна здача документів;
- проведення взаєморозрахунків читальних залів і відділу книгохранения;
- доробка вимог у генеральному алфавітному каталозі.
Весь фонд бібліотеки можна розділити на дві частини: підсобний фонд, звідки документи, видаються без попереднього замовлення; фонд основного книгохранения, що забезпечує видачу документів по замовленнях користувачів. Замовлені документи бронюються за користувачем на встановлений строк і фіксуються в електронній картотеці.
Підсистема "Обслуговування" забезпечує швидкий доступ до інформації з будь-якого комп'ютера мережі й підтримується АРМ адміністратора, що архівує всі уведені дані.
Для полнофункциональной роботи в мережі користувачеві необхідно зареєструватися. Для цього потрібно ввести номер свого квитка й дві початкові букви прізвища. При цьому користувач одержує повідомлення про припустиму кількість документів, що сьогодні замовляють.
Слід зазначити, що функції реєстрації користувача, замовлення документів, пошук їх в електронному каталозі, а також всі функції, виконувані співробітниками бібліотеки, супроводжуються текстовими інструкціями, які виводяться на екран за їхнім бажанням. Крім того, всі процеси роботи в автоматизованому режимі постачені інструкціями в друкованому виді.
Замовлення документів здійснюється в 3-х режимах: по расстановочным номерах (по шифрах), без шифрів, відповідно до уведеного користувачем бібліографічному опису документа, а також по електронному каталозі. У процесі замовлення документа по шифрах читач одержує повідомлення про зайнятість даного документа. Якщо в зайнятого документа кілька шифрів система робить замовлення по вільному шифрі. При замовленні максимально припустимої кількості документів користувач одержує повідомлення про це. У процесі роботи з документами в залі користувач має можливість продовжити строк користування ними, зробити обмін документів, а також достроково здати їх у відділ книгохранения. Щодня система здійснює контроль за строком бронювання документів за допомогою видачі списків регламентної здачі.
Впроваджуючи автоматизовану систему обслуговування, бібліотека прагне забезпечити вільний і широкий доступ користувачів до библиотечно-информационным ресурсів, а також створити комфортні умови для роботи з ними.
Електронний каталог бібліотеки, відбиває книги, автореферати дисертацій, періодичні видання й інші документи, дозволяє користувачам вести багатоаспектний пошук.
Особливий інтерес для користувача представляє електронне замовлення книг, тому що виявити документ й установити його місцезнаходження по електронному каталозі ще не означає одержати екземпляр у руки. Безсумнівно, корисної є виникаюча при цьому можливість одержати інформацію про місцезнаходження документа і його статусі.
Статус указує, виданий або доступний у цей момент документ. Отже, користувач завжди може перевірити сам, чи вільна книга.
Електронний запит надходить в електронний блокнот з певним статусом "зайнятий", "вільний" і т.д. Документ зі статусом "зайнятий" може перебувати в електронному блокноті до одержання їм статусу "вільний". Документ зі статусом "вільний" можна відразу ж замовити. Замовлення надходить на принтер відповідного сховища. Незаперечною перевагою електронного замовлення є оперативність його виконання, скорочення процедур оформлення традиційного рукописного замовлення.
Під сервісом послуг, надаваних системою користувачам, розуміється: можливість перегляду електронного формуляра й уточнення строків повернення документів; можливість автоматизованого пошуку, що дозволяє швидко й ефективно знайти документ по різних пошукових елементах; можливість відбору потрібних документів в електронний блокнот з наступним їхнім замовленням; надання оперативної інформації про зайнятість книги; визначення місцезнаходження документа; надання відомостей про шляху замовлення: "пошук", "доробка", "очікувати" і про його виконання; швидка технологія одержання документа; ведення архіву користувача з можливістю його перегляду й замовлення потрібного документа; можливість продовження й обміну документів.
Впровадження автоматизованої підсистеми якісно змінило технологію бібліотечних процесів відділів, що обслуговують користувачів, забезпечило впорядкування технології, скорочення обсягів ручної праці, зниження трудомісткості, реалізацію безпаперової технології, усунення дублювання, підвищення культури праці.
Так, бібліотекар, не гублячи часу на пошуки потрібного видання на полку, завжди може уточнити статус потрібного документа. У випадку його зайнятості бібліотекар одержує повідомлення, ким й у якому структурному підрозділі зайнятий документ.
Більша група операцій надає в розпорядження бібліотеки необхідні інструменти для оптимізації роботи. Так, легко з'ясувати кількість відвідувань і вступників вимог, у який час і ким видаються або приймаються книги. Це може істотно допомогти складанню оптимального графіка роботи Бібліотеки, оцінки завантаженості співробітників, аналізу спрашиваемости тієї або іншої частини фонду й, як наслідок, книгообеспеченности й т.д. Крім того, бібліотека дістає кошти для безконфліктного обслуговування користувачів, оскільки ведення повної історії користувача з моменту його першого приходу в бібліотеку; а також ведення історії видачі книги, архіву користувача завжди дозволить з'ясувати, хто й коли брав будь-яку книгу в бібліотеці.
І, нарешті, нові технології в недалекому майбутньому внесуть зміни й у режим обслуговування користувачів у цілому, тому що важливим атрибутом системи стане створення електронних кафедр видачі.
Із чого ж складається сервіс для користувачів на електронній кафедрі видачі? Насамперед, зі швидкої процедури видачі-повернення документа. Послуги, пропоновані на електронній кафедрі видачі, здійснюються із застосуванням технології штрихового кодування документів і запису користувачів у БД. Сутність електронної видачі складається в реєстрації видаваних документів за конкретним користувачем у його електронному формулярі шляхом зчитування штрихового коду сканером із книги й читацького квитка. Електронний формуляр містить всі необхідні відомості про користувача й інформацію про видані йому документах, що анулюється при їхньому поверненні.
Проведена значна робота з розробок і впровадженн кодовань квитка користувача. Кожний з користувачів бібліотеки, інформація про якого внесена в БД, одержує квиток, що має два номери: квитка й штрих-коду. Штрихової код містить контрольну суму відомостей про користувача.
При вході користувача в бібліотеку на контрольно-пропускному пункті відбувається зчитування штрих-коду, у результаті чого система перевіряє дійсність квитка, наявність або відсутність порушень, а також робить позначку в базі даних про те, що користувач увійшов і включає режим очікування наступного квитка. Тільки після цього користувач одержує доступ до Арму "Читач". Якщо користувач увійшов, не відзначившись на контрольно-пропускному пункті, доступ до Арму "Читач" йому закритий.
У процесі функціонування електронної кафедри видачі при виході користувача система перевіряє, чи всі книги він здав. При наявності заборгованості подається звуковий сигнал, і на екран виводиться відповідне повідомлення. Всі операції із замовленням й одержанням документів проводяться тільки по номері квитка. Штрих-коди використається для автоматичного визначення номера квитка. Така система дуже зручна, тому що дозволяє користувачеві з разовим квитком працювати так, як з основним: зробити замовлення або одержати книги, замовлені раніше. Крім того, слід зазначити, що нові форми обслуговування припускають також використання нових джерел інформації, серед яких інформаційні бази даних і ресурси Інтернет. Зараз перед бібліотекою стоить завдання зробити доступними всі можливості локального термінала користувача на будь-якому комп'ютері, підключеному до мережі Інтернет. У результаті користувач, що має комп'ютер у себе вдома або на роботі, зможе замовляти документи в бібліотеці
Головне для користувача комп'ютеризованої бібліотеки – не тільки оперативно знайти необхідну інформацію про документ, але й оперативно, із сервісом одержати його в документальному або електронному виді.

Про бібліотеку

Музей Книги

Поетичне сузір’я Есхареу

Книга в образотворчому мистецтві

Електронна виставка книг

Наш земляк – Ілля Репін